Viestinnän rooli organisaatioiden toiminnassa on nykyään tunnustettu ja siihen panostetaan yhä enemmän. Organisaatioiden strategiset painopisteet ohjaavat usein toimintaa ja viestinnällä tuetaan tätä. Viestinnässä hyödynnetään erilaisia kanavia riippuen siitä, kenelle halutaan viestiä. Mietin tätä kysymystä oman työorganisaationi näkökulmasta, kolmannen sektorin toimijan Kumppanuustalo Viikarin pohjalta.
Käytämme Facebookia ahkerasti ulkoiseen viestintään, tiedottamiseen ja imagon rakentamiseen. Olemme tehneet Facebookin käyttöön liittyen karkean suunnitelman, joka pohjaa sovelluksen itsensä kasaamaan dataan kävijöistä ja tavoitetuista ihmisistä. Julkaisutoiminta on säännöllistä ja toisinaan käytämme ajastuksia. Oman kokemuksemme mukaan tavoitamme kohderyhmäämme, eli aikuista ja iäkästä väkeä melko hyvin Facebookin kautta. Kiinnostavat julkaisumme, kuten esim. maksuttomien koulutusten julkaisut lähtevät myös leviämään hyvin. Toisinaan tehostamme viestejämme maksullisen mainoksen avulla.
Facebook ei toimi organisaatiossamme johdon kanavana. Ennemmin sen käytöstä vastaavat sometyypit ja assarit johdon ohjeiden mukaan ja sillä tiedotetaan organisaatiosta ulospäin.
Sharepoint sisäisen viestinnän kanavana
Olemme oman työnantajani kanssa ottaneet O365 -ympäristön käyttöön jo jonkin aikaa sitten. Kouluttautuessamme sen käyttöön jäi minulle mieleeni sen uutissivun käyttömahdollisuudet intranetin tapaan. Nyt käytämme palvelua enimmäkseen tiedostojen tallentamiseen ja Teamsia kokoustamiseen ja joskus joidenkin tiedostojen työstämiseen.
Mielestäni sisäinen ns. sisäpiirin viestintä on tärkeää ja voi parhaimmillaan lisätä luottamusta ja tärkeyden tunnetta. Lisäksi on toki tärkeää tiedottaa organisaatiolle ajankohtaiset asiat ripeästi ja tehokkaasti. Tällä hetkellä sisäinen viestintämme kulkee suoraan sähköpostilla, eikä esimiehemme ajatuksista tai mietteistä kuule sanaakaan, jos ei sitten puhelimitse satu kuulemaan.
Jos itse olisin vastuussa sisäisestä viestinnästä, ottaisin todennäköisesti käyttöön blogin. Tätä teimme joskus aiemminkin työpaikallani. Minä pidän siitä ajatuksesta, että blogimuotoisesti voisin kirjoittaa myös omia ajatuksiani ja meneillään olevia asioita alaisilleni ihan perinteisen tiedottamisen lisäksi. Toki perinteisen, hyvin laaditun ja tiiviin tiedotteen paikkaa ei korvaa mikään. Oikea-aikaisen ja selkeän tiedon saamisen tarve on korostunut erityisesti nyt korona- aikana, jolloin ohjeet ja suositukset muuttuvat tiuhaan, eikä niiden vaikutuksista omaan organisaatioon aina ole tietoa. Tällaiseen tiedottamiseen sharepointin uutissivu sopii hyvin.
Erilaisten introjen päivittäminen on kuitenkin aina työläämpää, kun sähköpostiviestien edelleen lähettäminen. Mielestäni esimiehen velvollisuus on kuitenkin pureksia asiat valmiiksi ja sen jälkeen tiedottaa alaisilleen, mitä ne omassa organisaatiossa tarkoittavat.
Whatsapp, kun on kiire!
Sosiaalisena mediana mainittakoon pikaviestipalvelu whatsapp, joka on
ottanut paikkansa mielestäni joka organisaatiossa nopeassa
tiedotuksessa, pikaisissa kyselyissä ja tilanne- ja tuokiokuvien jaossa.
Jos sinun organisaatiossa ei vielä ole käytössä erilaisia
whatsapp-ryhmiä niin kannattaa ottaa!
Whatsapp toimii kännykässä, jota jokainen jo tunnollisesti kantaa kädessään lähes joka paikkaan. Viestit todennäköisesti saavuttavat vastaanottajat hyvinkin nopeasti. Ryhmäkeskustelut tavoittavat helposti asianosaiset ja viesteihin saadaan helposti liitettyä kuvia ja emojia. Näin ollen keskustelun sävy pysyy usein kevyenä ja fiiliksiä korostetaan (niin hyvässä kuin pahassakin) symboleilla.
Whatsapp ei sovellu päätösten tekemiseen, asioista keskusteluun tai muuhunkaan tärkeämpään. Sitä käyttäessä tulee esim. huomioida se, että joku on saattanut mykistää keskustelut itseltään, eikä näin ollen tiedä mitä ihmettä on meneillään. Ryhmiä perustettaessa on mielestäni syytä sopia myös perus-käyttösäännöt. Ihan nyt tärkeimpinä mainittakoon turhien viestien välttäminen (ok, jep, peukut sun muut) ja jos työpaikan ryhmistä on kyse, niin myös henkilökohtaisuuksien välttäminen. Whatsapp on tehokas vain, jos kaikki käyttävät sitä niin.
Pitkiin kännykällä käytyihin keskusteluihin kyllästyy jo ennen kun ne ehtivät edes kunnolla alkaa. Mikä olisikaan ärsyttävämpää kun tuijottaa kännykkää jossa lukee "Hanna kirjoittaa..." minuuttitolkulla.
