Some -ohjeistukset, tarvitaanko niitä?

Henkilöstöstrategia, viestintäsuunnitelma, turvallisuussuunnitelma, kehittämissuunnitelma, viestintäsuunnitelma, someohjeistus... Esimiehen vastuulla alkaa olla melkoisen monen erilaisen ohjeen, suunnitelman tai strategian luominen ja ajantasalla pitäminen. Tietysti taitava esimies delegoi asiat ja suuremmassa organisaatiossa jokaiselle osa-alueelle alkaa olla oma osastonsa tai ainakin vastuuhenkilö.

Itse työskentelen pienessä organisaatiossa ja jokainen ikäänkuin vastaa omasta työstään kokonaisvaltaisesti. Koen usein, että erilaisten ohjeistusten tai strategioiden olemassa olo helpottaisi vastuukysymyksiä ja selkeyttäisi työni sisältöä. 

Some-ohjeistus on varmasti kiireisellä johtajalla siellä to-do -listan loppupäässä, jos ei sitten satu olemaan edistyksellinen somepomo tai viestintäalan toimija. Itse pidän sen olemassa oloa tärkeänä jo siitäkin syystä, että ihmisisllä on niin monenlaisia persoonia ja tapoja toimia, että yhteentörmäykset ovat usein vain ajan kysymys, jos ohjeita ei ole. 

Jos tuntuu, ettei ohjeen laatimiseen riitä resurssit tai mielenkiinto, niin vähintä mitä voisi tehdä, olisi ainakin jakaa roolit ja vastuut somevistintään liittyen. Itse ainakin uskon, ettei sieltä oikein ole vara olla poiskaan.

Sellainen ihan perustason someohjeistus voisi pitää sisällään ainakin seuraavat osiot:  

Ohjeen lähtökohtana tulisi olla yrityksen tai minun tapauksessani yhdistyksen strategia ja sitä kautta joko keskustelemalla tai ylöskirjaamalla ohje:

Mitä somevistinnällä tavoitellaan? 
Ketä varten viestintää toteutetaan?

Lisäksi tulee sopia yksityiskohtaisemmin mm:

1. Mitä kanavia käytetään
2. Kuka vastaa mistäkin
3. Miten usein päivitetään
4. Tuotetaanko omaa sisältöä vai käytetäänkö edelleen jaettua materiaalia
5. Millainen raja tehdään organisaation viestinnän ja oman persoonan välille

Kun someviestintää on toteutettu jonkin aikaa, olisi hyvä sopia vaikkapa kuukausittaiset viestintäpalaverit. Näissä johdon tai työkavereiden kanssa käydään läpi mitä on tehty, miten se on saavuttaut asiakkaita ja onko se tuonut esim. toimintaan muutoksia tai lisää asiakkaita. 

Some muuttuu aivan koko ajan ja siitä syystä myös sisällön tuottajan on oltava ajan tasallla. Siihen on resurssoitava riittävästi aikaa. Päivitysten tulee olla huolellisesti laadittuja ja harkittuja ennemmin, kuin että jaetaan vain jotain siistä syystä, että jakaa pitää...

Ja hei muuten, ihan hyviä valmiitakin malleja on netti pullollaan:

http://www.intosome.fi/wp-content/uploads/2011/08/sosiaalisen-median-toimintaohje.pdf